03/10/2017

Организуем удобный домашний офис для предпринимателя

Вариантов мест для работы предпринимателя сейчас больше, чем когда-либо, начиная от уютного столика в кафе до коворкинг-центра. Самым же распространенным остается домашний офис. Плюсов в таком варианте немало, но и минусов достаточно. Но вот вы все-таки решились, и возникает вопрос, как обустроить свой домашний офис так, чтобы он стал местом, где легко достигать целей и сохранять рабочий настрой. Вот несколько советов:

Продумайте бизнес-процессы. В каждой части вашего бизнеса (производство, бухгалтерия, маркетинг, продажи, логистика и пр.) есть свой набор повторяющихся действий. Полезно продумать и описать эти цепочки заранее, и как можно подробнее. Потратьте на это время, и в результате у вас появится более глубокое понимание своего бизнеса и план рабочего пространства, при котором исключены  ненужные передвижения по комнате и потери времени. Зная точно на каком этапе вам необходимо то или иное оборудование/документ, вы поймете, где они должны находиться.

Выберите подходящее место для работы.  Это может быть комната или ее часть, где тихо и достаточно пространства для рабочего места, оргтехники и документов.  Оцените суммарную нагрузку электроприборов на сеть и достаточно ли розеток. Обязательно учтите температуру, влажность и вентиляцию воздуха  в помещении. Идеальными условиями для работы будут: температура 22-25°С, уровень влажности 40-60%, а скорость воздухообмена 0,1 м/с. Отклонение от этих норм чревато плохим самочувствием и дискомфортом.

Вопрос: У меня слишком мало места для хранения, хватает только на то, чтобы устроиться самому. Что делать?

Не беда, если мини-офис распределён по комнатам. Скажем, в одной части квартиры вы работаете, а в другой у вас хранятся документы, и стоит оборудование. Общее правило правильного пространства для работы: любые принадлежности и инструменты, которые вы часто используете, должны быть в легком доступе.

Позаботьтесь о хорошем освещении.  Это, пожалуй, самый важный фактор. Если вам повезло иметь комнату для работы с естественным солнечным светом, поместите ваш стол в непосредственной близости от окна, лучше всего так, чтобы свет падал на вас слева (для левшей — справа). Идеально под углом  50 градусов. Для тех, у кого нет такой возможности, необходимо заполнить рабочую зону искусственным светом, имитирующим дневной. Важно позаботиться об освещении всего пространства для работы, а не только стола. В противном случае из-за резкого контраста глаза и мозг будут  быстро утомляться. Оптимальным считается комбинированное освещение (несколько источников холодного и теплого света) с возможностью диммирования  — регулирования интенсивности светового потока. Для рабочего стола подойдет светильник с лампой накаливания 60-75 Вт. Выбирая лампы, помните:  холодный свет создает рабочий, концентрированный настрой, а теплый свет расслабляет и успокаивает.

Вопрос: Я хочу использовать подвал для своего небольшого бизнеса, но там нет окон. Как мне решить проблему со светом?

Часто предприниматели используют для работы подвальные помещения или помещения без окон. Скажу сразу, это не самый лучший вариант и допустим только, если он временный, или вы находитесь там не весь рабочий день. В моей практике работа клиента в таком помещении негативно отражалась на настрое и самочувствии. Проблему решили несколько светильников, хорошо освещавших всю комнату, настольная лампа и постер, имитирующий окно.  Но, еще раз повторюсь, с точки зрения здоровья, энергетики и эмоционального настроя подвальное помещение для жизни и работы не подходит.

Найдите самое удобное офисное кресло. Оцените честно то, на чем сидите сейчас. Удобно ли вам? Плохие кресла могут вызвать боли в спине и шее.  Кресло должно быть правильным с точки зрения эргономики и оснащено синхромеханизмом, который позволяет сидящему без какого-либо мышечного напряжения двигаться в процессе работы. Выбирая рабочее кресло, обратите внимание на возможность регулировки сопротивления,  угла наклона и высоты спинки, а также глубины сидения. Убедитесь, что у него есть подлокотники, и они регулируются. Это главное. Материал кресла выбирайте исходя из собственных предпочтений.

Откажитесь от большого стола. На то есть две причины. Первая: большие пустые поверхности притягивают беспорядок, как магнит. А вторая  – вы получите больше ценного места для хранения. Ваш стол должен быть удобен для деятельности, которой вы планируете заниматься: работать на компьютере, шить, чертить, конструировать и пр. Материал должен быть приятен наощупь. Избегайте холодных, пёстрых  и бликующих поверхностей, это будет мешать работать.

Обратите внимание на пол.  Используйте один материал покрытия пола, без ковров и неплотно прилегающих стыков.  Лучшее решение —  коммерческий линолеум или ковролин , за которым будет легко ухаживать. Избегайте жестких покрытий, которые могут создать эхо в помещении. Спрячьте по возможности все кабели в специальные коробки и пометьте их с двух сторон ярлыками. Нет ничего более раздражающего, чем клубки проводов под ногами и игра-гадание какой кабель от какого устройства. Кроме того, электрооборудование и блоки питания стоит расположить подальше от рабочего места, поскольку их  электромагнитное излучение может снизить уровень гормона мелатонина  и негативно влиять на настроение.

Выбирайте многофункциональную мебель и аксессуары. Да, это может быть дороже традиционных моделей, но в конечном итоге станет выгодным приобретением. Потому что сэкономит вам пространство и избавит от необходимости докупать еще что-то в случае изменений в бизнес-процессах.

Вопрос: Имеет ли смысл тратиться на дорогую мебель, ведь есть более важные статьи затрат?

Офисное пространство и мебель – это не предметы интерьера, это ресурс, в который необходимо вкладывать деньги и использовать максимально эффективно. Это инструменты для создания продукта или услуги, как компьютер или станок. Я ни в коем случае не призываю покупать дорогую мебель. Цена здесь, как и во многих случаях, не всегда признак качества и лучшей функциональности. Однако, конечно, удобные, трансформирующиеся для разных целей предметы будут стоить дороже своих более простых собратьев.

Не экономьте на технике. К сожалению, при оформлении пространства для работы всегда есть соблазн сэкономить на оборудовании и потратиться на ненужные предметы, такие как офисный декор. Компьютер с хорошей производительностью, принтер, копировальная техника, высокоскоростной интернет – это минимум для работы дома. Дополнительные инвестиции должны быть сделаны в специализированную технику и программное обеспечение необходимое в вашей сфере бизнеса.

Четко разделите вещи для работы и дома. Самая распространенная проблема клиентов – это хаос из деловых и домашних вещей: бумаги, книги, детские игрушки, журналы, еда, домашняя одежда и пр. Неудивительно, что в такой атмосфере невозможно сосредоточиться и трудно войти в рабочее состояние. Все, что не относится к вашему бизнесу необходимо удалить из рабочей зоны. Правило хорошего тона —  иметь отдельную телефонную линию, отдельный адрес электронной почты и т.д. Не тешьте себя иллюзиями, что клиентам все равно, когда вместо вас по рабочему телефону им отвечает 3 летний ребенок, а почта с логином kisamurysa_2200 не вызывает доверия.

Вопрос: А что делать, если я не могу выделить отдельную комнату под офис?

Выделите его в одной из комнат, с помощью приемов зонирования или, если место совсем не позволяет, придумайте свой офис-трансформер. Например, спальня, кухня или зал превращается в рабочее место с помощью компактного секретера, или рабочий кабинет создает небольшая ширма. Отличная идея использовать поверхность ширмы как стену для визуализации своих идей, разместить там календарь целей и задач на год/месяц/неделю, а также список дел и мотивирующие цитаты.

Добавьте в свой офис индивидуальности. Ваш офис должен отражать ваш стиль ведения бизнеса. Рабочее место – это не стерильная обстановка, это вы. Люди работают не с компаниями, а с людьми. Будьте живыми и самими собой. Добавьте в свой мини-офис ваши любимые вещи. Возможно, это любимая подушка под спину, фотография вашего тренера, который помог вам воспитать волевые качества или рисунки ваших детей. А возможно, это  любимая фраза-девиз, которой вы руководствуетесь в жизни и бизнесе. Что-то, что мотивирует вас и создает нужный настрой на работу.

Вопрос: В какой цвет лучше выкрасить стены моего рабочего кабинета?

Стандартный совет дизайнера – использовать для офиса нейтральные цвета. Однако строгих правил нет. Это творчество! Используйте в оформлении рабочей зоны любимые цвета или цвета бренда, прислушиваясь при этом к себе. Не давит ли выбранный цвет? Не утомляет ли данное цветовое сочетание? Готовы ли вы проработать здесь весь день, неделю, год?

Покажите свою работу. Несмотря на то, что мы говорим о домашнем офисе, часто именно он становится местом, куда все же приходят клиенты и партнеры. Что мы захотим им показать? Как убедим в том, что нам можно доверять и с нам нужно работать? Выделите место на стене или мебели для ваших достижений. Грамоты, сертификаты, лицензии, кубки, примеры работ и фото со звездными клиентами – все это показатели вашего успеха! Если вы производите товары, найдите место, чтобы  показать и их. Для этого используйте стеллажи, витрины, полки. Предусмотрите альбомы с образцами, портфолио. Не забудьте о месте, где клиент сможет расположиться, чтобы пообщаться с вами и посмотреть ваши работы.

Позаботьтесь о безопасности. Расположение рабочего кабинета в доме не должно расхолаживать. Не забывайте, что ответственность за сохранность бумаг и имущества лежит полностью на вас. Именно поэтому в домашнем офисе необходимо принять меры защиты. Например, особо важные документы, подотчетные деньги и иные ценности лучше держать в огнеупорном  и взломостойком сейфе. Закройте доступ к секретной информации и паролям. Обязательно регулярно сохраняйте резервные копии на специальных устройствах и в облачных хранилищах данных. Повесьте на видное место список телефонов экстренных служб и специалистов.

Организуйте безбумажный офис. Разгрузите ваше рабочее пространство от лишних бумаг. Оцифруйте и храните в электронном виде все, что только возможно: визитки, счета и квитанции, договоры, переписку с партнерами и клиентами, фотографии. Пользуйтесь всем преимуществами мобильных банков, программ по бухгалтерскому, финансовому и управленческому учету. Это выгодно и удобно.

Вопрос: А можно действительно организовать полностью безбумажную работу?

На сегодняшний день, вероятно, невозможно полностью обойтись без печатных версий некоторых документов, поскольку законы регламентируют их хранение на бумаге. Однако с каждым годом цифровые технологии все больше внедряются в нашу деловую  и повседневную жизнь, поэтому я верю, что недалек тот день, когда компания сможет родиться и просуществовать, не произведя ни одного листка бумаги.

Придумайте свою систему организации и хранения. Пока компании только стремятся к безбумажному существованию, стоит подумать, где и как разместить имеющиеся документы, рекламные материалы, справочную литературу, канцелярские принадлежности, инструменты и прочее в своем домашнем офисе. При этом придерживаемся следующих правил:

  • То, чем пользуемся чаще – кладем поближе, то что используем редко – подальше.
  • Храним вещи, бумаги и информацию по категориям. Обязательно маркируем эти категории цветом, названием или кодом. Если категорий много, пишем список категорий и их содержание. И храним это на видном месте.
  • Определяем для каждой вещи свое место.
  • Не забиваем полки, ящики и шкафы «под завязку», иначе ими неудобно будет пользоваться.
  • Не захламляем лишними вещами рабочий стол. Помним, что он — центр основного внимания, а значит на нем должно располагаться только то, что важно в данный момент: проект, который сейчас в работе, срочные и важные бумаги, список дел на ближайшее время.
  • Учитываем собственные привычки и особенности. Это значит, если вы привыкли брать телефон левой рукой, значит ему место слева.
  • Меняем установленную систему хранения, если она неудобна. Однако сначала всё же даём себе время на привыкание к заведенному порядку.

Вопрос: А может не стоит изначально заморачиваться на систему хранения в своем домашнем офисе? Все устроится постепенно со временем.

Практика показывает, что порядок не образуется сам собой. Без создания определенной системы организации и хранения в вашем мини-офисе вы рискуете получить вместо ценного ресурса для бизнеса черную дыру, куда утекают энергия, время и деньги. Вдумайтесь, по данным The Wall Street Journal,  мы тратим на поиски пропавших вещей 55 минут ежедневно. Это непозволительная роскошь!

Повесьте часы на стену. Поставьте на столе или в любом другом месте, где их будет четко видно. Дело в том, что попадая в состояние «потока» очень легко забыть о времени. Это ловушка почти всех предпринимателей работающих дома. Не попадайте в нее!

Воспитывайте полезные привычки. Например, конец рабочего дня – это всегда чистый рабочий стол, и все вещи на своих местах. Во-первых, это станет сигналом вашему телу, что работа на сегодня закончена, и вы готовы переключиться с рабочего состояния на отдых. Во-вторых,  чистый стол это отличное начало следующего рабочего дня, первый продуктивный час которого можно потратить на главные задачи, а не  на наведение порядка.

В следующей статьях мы поговорим о том, как предпринимателю привести в порядок свое рабочее пространство и оставаться продуктивным, сохраняя фокус на главном.

Порядок в бизнесе

Оставить комментарий

x Close

Давайте дружить!